Séminaire : outil de cohésion
Le séminaire d’entreprise est un super outil pour la cohésion des équipes, pour rassembler les collaborateurs afin de travailler sur un sujet ou pour faire des activités.
Le séminaire d’entreprise constitue par principe un frais d’entreprise. Sans respecter quelques règles, le séminaire serait considéré comme un « voyage d’agrément » et pourrait être requalifié comme un avantage en nature.
Le risque
Le risque serait alors que l’intégralité du coût du séminaire (transport, hébergement, restauration, activités, etc.) serait soumis à charges sociales (environ 25 % de charges salariales et 45 % de charges patronales, CSG, CRDS), l’addition peut vite se révéler salée pour l’entreprise.
Respecter les règles de l’art
Nos recommandations
Afin que votre séminaire apporte une vraie valeur ajoutée à votre entreprise et ne pas courir de risque en cas de contrôle, voici nos recommandations :
D’après la circulaire de la direction de la sécurité sociale du 7 janvier 2003, l’employeur peut mettre à la disposition du salarié des biens ou services « sans qu’il s’agisse pour autant d’un élément de rémunération, d’un avantage en nature ou d’une indemnisation de frais professionnels. […] Les sommes, biens ou services ainsi attribués correspondent à la prise en charge de frais relevant de l’activité de l’entreprise et non de frais liés à l’exercice normal de la profession du salarié ».
En outre, ces frais ne correspondent à des charges d’exploitation de l’entreprise et ne sont exclus de l’assiette des cotisations que s’ils remplissent simultanément trois critères :
- Caractère exceptionnel : plusieurs séminaires par an n’ayant rien d’exceptionnel par exemple.
- Intérêt de l’entreprise : la cohésion d’équipe, la formation professionnelle, l’amélioration de la communication des équipes entre elles, la présentation des résultats ou de la politique à venir de la société et la fédération des collaborateurs autour de ces thèmes etc.
- Frais différents de l’activité normale du travailleur
Précautions pour l’entreprise
Précautions pour l’entreprise qui organise
Ainsi, nous recommandons de prendre notamment les précautions suivantes :
– participation obligatoire au séminaire
Sauf, notamment, à devoir assurer un service minimum aux clients pendant la durée du séminaire ; paiement du temps passé par les salariés au séminaire comme temps de travail effectif, éventuellement octroi de jours de repos, et ne pas imposer la prise de jours de congés pour assister au séminaire.
– ne pas inviter les conjoints et les enfants au séminaire.
– définir l’objectif du séminaire de manière strictement professionnelle (but managérial ou de cohésion, ou pour contribuer au bien-être des salariés ou pour formation), bien que cela n’empêche pas la possibilité de visites purement touristiques ; avec mise en œuvre d’un programme de travail et l’existence d’obligations (=sujétions) pour le salarié.
– s’assurer que le temps consacré aux activités professionnelles est supérieur à 50 % du temps global du séminaire (temps de déplacements exclus) bien qu’il soit envisageable d’argumenter qu’un prorata soit effectué différemment.
Accompagner votre séminaire
Faire appel à une agence locale pour l’organisation de votre séminaire vous permettra de réussir votre événement d’entreprise. Cela vous fera gagner du temps, augmenter la valeur ajoutée de votre séminaire et facilitera l’organisation dans les règles de l’art.
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